无纸化的合同管理信息系统

时间：2021-08-21 14:03:53 合同我要投稿

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关于无纸化的合同管理信息系统

　　合同管理信息系统是把纸质合同关键信息电子化，并在系统中记录合同的执行金额，以财务的角度监督合同覆行，既简化管理，又抓住了合同最关键要素，提高管理的效率。通过合同管理信息系统，实现合同的执行管理，实现合同收、付款与财务的集成，最终实现合同实时管理，合同综合分析和合同管理移动应用。

关于无纸化的合同管理信息系统

　　无纸化办公顺应低碳时代需要，有利于建设节约型社会，减少不必要的浪费，无纸化办公成为必然之势。友为无纸化合同管理信息系统采取“统一管理、分级控制”的原则，进一步整合全局资源，强化合同业务财务一体化功能，同时强化合同审批、合同信息集中管理等职能，形成合同的全面信息化管理。

　　友为合同管理信息化总体构想是“统一管理”用合同管理平台来实现，“分级控制”用合同业务执行平台来实现，主要构想以下几点：

　　①实现合同的无纸化管理、实现合同的存档，合同综合信息查询；

　　②合同的跟踪，全过程实现电子化；

　　③实现合同从起草到签订有规范的流程审批，保证合同是合规，合法，同时确保合同管理部门对合同有审查的作用；

　　④通过系统提醒，服务财务、经办部门关注业务，确保合同按计划执行；

　　⑤合同查询：按单位年度、单位、名称、金额等维度；

　　⑥合同统计：按一定的条件进行综合分析；

　　⑦合同预警分析：代办事项提醒，合同审批，到期款提醒、合同执行提醒；

　　⑧集成：以合同管理平台为基础，实现与已建成的财务系统、基建系统、等系统的信息集成；

　　⑨合同管理采取全局统一管理、下属单位分级控制的管理模式：架构统一的合同管理平台，通过平台实现对下属单位的合同统计、分析和监控，实现全局合同管理规范化，合同统计统一化，提高合同管理水平和管理效率；

　　⑩合同管理平台后期更加深化应用：监控细化。例如：合同管理自动化、智能化：通过信息管理平台，设置一定的约束条件，由系统自动产生对合同监控、分析的提醒和报告，对合同进行预警；合同管理便捷化：通过信息管理平台，提供统一的工作平台，也可以通过Andriod智能手机，实现移动应用对合同的查询、分析、工作审批等内容。

　　一、推行无纸化办公不等于取消纸张使用。

　　从提高工作效率、节约资源的角度来看，无纸化办公的意义重大，其必要性亦无可争议。但是，就像计算机、电视、广播的出现依然无法完全取代报刊杂志的作用一样，电子文件的盛行恐怕一时也难以完全取代纸质文件。可见，现在来说电子文件要完全取代纸质文件，还为时尚早。

　　二、推行无纸化办公不等于不注重文档格式。

　　推行无纸化办公过程中，应更加注重公文管理思路和程序，掌握电子文档的制作技术，提高办公水平和管理能力，防止出现公文不统一的现象。因此，酒店可参照国家公文格式GB/T9702-1999标准，制作电子文档行文的统一格式，包括电子印章加盖、签收时限规定等，以体现公文的严肃性，树立酒店对内对外的良好形象，达到公文格式统一、档案管理标准统一。

　　三、推行无纸化办公不等于放松档案管理。

　　推行无纸化办公过程中，应更加注重电子文档的安全性，加强档案管理。如规范《办公电脑定期备份制度》，《涉密电子文档加密制度》，《客户资料分级查阅制度》，《电子文档目录定期上报制度》等，同时，将办公电子文档列入工作交接的范畴，杜绝档案的泄密或流失。

　　四、推行无纸化办公不等于淡化人际交流。

　　与电子文档比较，同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。传统文件的传递过程也是人际交流的过程。

　　因此，在推行无纸化办公过程中，应更加注重人际交往氛围的营造，如通过办公自动化系统开设电子论坛等，搭建内部人员沟通、交流的平台，莫让电脑隔开了人与人之间的距离。无纸化办公给我们带来了便捷、高效的办公环境，虽然目前还有很多的不足之处需要我们去不断完善，但我相信，随着办公自动化技术的不断创新，随着人们对无纸化办公意识的不断提高，无纸化办公会离我们越来越近。友为合同业务执行平台主要功能合同统计分析。主要是开发各种报表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一览表、支出合同执行进度监控与分析、收入类型分析、资金类型分析等表。

　　友为合同执行预警。根据合同的计划收款日期和系统当前日期对比，自定义提前预警的周期（天数），由系统自动提醒快到期未收款或付款的合同，提供给相关部门、人员参考，跟进合同的'执行情况，保证合同的按期完成和财务业务对应工作的按期执行。设置预警项目和对应的预期规则等内容；设置预警触发条件、发送内容、发送规则、接收对象等内容；系统自动预警，产生预警报表，自动发送给相关人员，跟进业务。

　　移动应用。移动应用主是是通过Andriod智能手机平台，进行合同的相关业务操作，达到以下管理或工作价值：随时随地查询合同执行状况；随时随地进行合同相关流程的审批；通过移动终端快速的进行合同相关的查询；系统的预警信息，发送到移动终端，保证业务信息及时有效的传递。

　　友为合同管理信息系统的安全保障

　　● 系统采用了自主开发的企业快速开发框架，框架包含安全管理、日志管理、配置管理、权限认证管理等企业管理系统的几乎所有的安全性需求；

　　● 系统用户验证基于多重加密，具有很高的安全性和可靠性；

　　● 系统的所有操作均需要授权认证，按组织结构级别进行权限设置，包含基础数据的增、删、改、查，文档的下载等权限，并可集成防伪打印，有效防止信息泄露；

　　● 系统可以针对涉及到的国家和行业各项法律法规中规定为涉密的信息进行关键字过滤，管理员可以设置关键字字典；

　　● 系统与其它系统的接口采用安全的设计，保证本系统的独立性和完整性，并能够防止未经授权的各类人员对本系统进行设置和修改或进行有关统计；

　　● 系统具备重要数据加密传输等安全方面的保障，保证数据在不同系统间传输过程中的保密性、安全性，即使窃取者通过监听等方式成功地拦截了通信线路上的数据，除非窃取者能够解码数据，否则他无法读取数据；

　　● 系统采用完备的异常处理机制，周全地考虑到各种可能发生的问题，使出错的可能降至最小；

　　● 系统对可能发生严重后果的操作设置补救措施，通过补救措施用户可以回到原来某时刻的正确状态；

　　● 系统对可能造成等待时间较长的操作提供提示功能，支持各种事务的回滚；

　　● 系统提供数据备份和导出功能，并提供分散备份的安全性提醒，以应对可能发生的地震、软件/硬件故障等物理灾难；